Quella aziendale è una realtà estremamente complessa, che va gestita con attenzione in ogni aspetto. Particolare cura va assegnata, come è noto, alla gestione di uno degli asset più importanti dell’azienda, ovvero il suo capitale umano: il più piccolo errore, infatti, può tradursi in costi anche importanti in termini di resa, di rispetto delle normative in materia di lavoro e via dicendo. Da qui deriva la necessità di poter contare su diverse e approfondite competenze per assicurare una efficace e corretta gestione del personale, anche dal punto di vista contabile. La figura a cui fare riferimento in questo caso è il payroll specialist.
Processo payroll: cos’è?
Prima di vedere nel concreto quali sono le mansioni del payroll specialist, può essere utile ricordare cosa si intende con il termine payroll, per eliminare fin dal principio eventuali dubbi. La traduzione letterale di payroll è “libro paga”, e questo potrebbe portare a pensare che occuparsi del payroll significhi unicamente dedicarsi all’elaborazione della busta paga. In realtà, il processo di payroll è decisamente più esteso e più complesso e comprende anche fasi che precedono e seguono, anche collateralmente, la lavorazione del cedolino.
Nell’attività del payroll specialist rientrano per esempio l’elaborazione della documentazione necessaria per effettuare l’assunzione di una nuova risorsa in azienda, l’elaborazione e la trasmissione delle Certificazioni Uniche e del Modello Dichiarativo 770, gli adempimenti periodici nei confronti dei diversi Enti ed Istituti assicurativi e previdenziali. Fondamentale nella dinamica payroll, ai fini di una corretta elaborazione del cedolino, è assicurare una precisa e puntuale gestione delle presenze e degli eventi di assenza verificatisi nel mese di competenza.
Solo gestendo del modo più corretto ed efficace gli eventi in calendario presenza è possibile garantire una corretta elaborazione della busta paga per poi passare alle fasi successive, dall’elaborazione del modello F24 in poi.
Chi è il payroll specialist
Abbiamo visto che il payroll va ben oltre la semplice elaborazione della busta paga. Si può quindi ora capire più facilmente il motivo che spinge molte aziende ad affidare l’attività di payroll a una figura dedicata, chiamata per l’appunto payroll specialist, che in italiano potremmo definire come “responsabile paghe e contributi”. Si tratta di un professionista, spesso anche Consulente del Lavoro, in grado di gestire al meglio ogni aspetto dell’amministrazione del personale, dalla retribuzione ai contributi, dagli aspetti assicurativi a quelli previdenziali, dando il proprio prezioso contributo all’azienda dal momento dell’assunzione di una nuova risorsa fino all’elaborazione dei cedolini.
Vediamo in modo più approfondito di cosa si occupa il payroll specialist durante le diverse fasi della gestione del personale.
Al momento dell’assunzione, il payroll specialist si occupa di raccogliere tutti i dati necessari, di creare la documentazione relativa all’inserimento e di effettuare le necessarie comunicazioni al centro per l’impiego. Ha il compito, inoltre, di analizzare la scheda anagrafica del nuovo dipendente, valutandone l’eventuale opportunità agevolative, suggerendo all’HR Manager:
- la mansione e le caratteristiche del ruolo in azienda;
- la tipologia contrattuale più opportuna da adottare (es: a tempo indeterminato, part-time, di apprendistato, ecc.)
- l’inquadramento in base al CCNL applicato.
La seconda fase, come si è visto, è rappresentata dalla gestione delle presenze; se è vero che l’attività di rilevamento è stata perfezionata negli ultimi anni con l’inserimento di sistemi digitalizzati e appositi software, è certo allo stesso tempo che la verifica e la gestione di elementi come assenze, ferie, rimborsi spese, malattie, permessi e straordinari necessitano comunque dell’intervento di uno specialista.
Infine, il payroll specialist si occupa di elaborare i cedolini paga, attività che, grazie all’attenzione posta nelle fasi precedenti, può essere svolta in modo più rapido, corretto, preciso ed efficace, evitando errori che potrebbero generare danni onerosi per l’azienda, sia in termini di tempo che di denaro. Lo stesso payroll specialist, prima di procedere alla fase di accredito dello stipendio, procede ad effettuare anche un controllo massivo delle buste paga elaborate, accertandosi che gli importi delle retribuzioni siano stati correttamente generati.
Altre mansioni del payroll specialist comprendono l’elaborazione del modello F24, la contabilizzazione dei costi del personale ed una prima consulenza giuslavoristica.
I vantaggi del payroll specialist esterno
Competenze specialistiche in campo legislativo, ottime capacità informatiche per utilizzare i migliori software per la gestione del personale, skill di alto livello in campo di rendicontazione: queste sono tutte competenze fondamentali per un payroll specialist. E si tratta allo stesso tempo di competenze che, normalmente, un normale ufficio HR vanta in modo solo parziale. Questo è il primo motivo che spinge sempre più aziende ad esternalizzare il payroll, affidando queste attività a figure esterne competenti che possano affiancare efficacemente l’ufficio risorse umane interno.
Così facendo è possibile tagliare in modo drastico la frequenza degli errori piccoli e grandi nell’elaborazione delle buste paga, ridurre i costi relativi al reparto amministrativo aziendale, permettere all’ufficio risorse umane di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto nonché, infine, eliminare l’incombenza dei corsi di aggiornamento specifici. Labor-b, da 20 anni presente sul mercato, offre un servizio di payroll efficiente e puntuale, basato sull’utilizzo di software avanzati e sull’esperienza e la professionalità di Senior payroll specialist e consulenti del lavoro. Scopri di più sul nostro servizio payroll.